Obsah:
Definice - Co znamená Office Paperless?
Bezpapírová kancelář je koncept, ve kterém je použití papíru v kancelářském prostředí značně sníženo nebo zcela vyloučeno.
Toho je dosaženo převodem dokumentu do digitální podoby. Podle zastánců je kancelář bez papírů nejen šetrná k životnímu prostředí, ale také pomáhá zvyšovat produktivitu a efektivitu kanceláře a zároveň šetří peníze a usnadňuje a zefektivňuje pracovní procesy, protože digitální dokumenty lze snadno sdílet mezi uživateli.
Techopedia vysvětluje bezpapírové kanceláře
Výhody bezpapírové kanceláře:- Dokumenty lze snadno najít a získat pomocí kancelářské kanceláře bez papíru. To může během pracovního dne ušetřit značné množství času.
- Stejný dokument lze kopírovat, faxovat, manipulovat nebo kombinovat současně.
- Bezpapírová kancelář pomáhá více uživatelům přistupovat ke stejnému dokumentu najednou s větší lehkostí a pohodlím.
- S ohledem na úložný prostor a prostor poskytuje bezpapírová kancelář větší a efektivnější úložiště. Velké množství dokumentů lze uložit do jednoho počítače. Mohou být odstraněny objemné skříně na soubory.
- Dokument lze získat bez nutnosti fyzického přesunu z jednoho místa v kanceláři na druhé.
- Jedná se o větší komunikační schopnosti, zejména se zaměstnanci pracujícími na různých místech.
Nevýhody bezpapírové kanceláře:
- Čtení dlouhého dokumentu je obtížné na obrazovce počítače. Je snazší číst dlouhý dokument na papíře a mnoho lidí dává přednost čtení na papíře obecně.
- V bezpapírové kanceláři je třeba posílit bezpečnostní opatření. Musí být sledováno řízení přístupu uživatelů.
- Jedná se o právní důsledky digitálního zpracování práce.
- Proces převádění existujících dokumentů do digitální podoby vyžaduje čas a někdy přichází s velkými náklady.
- Zásadní může být neustálá aktualizace hardwaru a softwaru.
- Počítačové viry, výpadky napájení, výpadky sítě a podobně mohou účinně ukončit celou společnost, pokud se spoléhají výhradně na digitální informace.
