Obsah:
Definice - Co znamená retence e-mailů?
Uchovávání e-mailů je uchovávání záznamů okamžitých zpráv a e-mailů v organizaci na základě zásad příslušné organizace. Zásady uchovávání e-mailů jsou vytvářeny v souladu s průmyslovými, vládními nebo obchodními zásadami. Uchovávání e-mailů a zásady, které se jich týkají, jsou v organizaci vyžadovány pro právní záležitosti, předpisy a pro správu znalostí.
Techopedia vysvětluje uchovávání e-mailů
Uchovávání e-mailů se liší od archivace e-mailů. Zatímco archivace umožňuje podnikovým uživatelům uchovávat e-maily a rychlé zprávy po dobu neurčitou, uchovávání e-mailů určuje dobu, po kterou by měl být e-mail nebo záznam okamžitých zpráv uchován, než bude automaticky odstraněn. Delší uchovávání e-mailů zvyšuje bezpečnostní riziko, že neoprávněný uživatel získá přístup k organizačním tajemstvím nebo důvěrným materiálům. Kratší uchovávání e-mailů by pomohlo tyto problémy odstranit a implementace je jednodušší a méně nákladná. Bylo by však na náklady vedoucích pracovníků a dlouhodobých zaměstnanců, kteří by mohli potřebovat staré záznamy e-mailů a zpráv, aby si pamatovali nebo vyhodnotili minulá organizační nebo resortní rozhodnutí. Je proto důležité mít politiku uchovávání e-mailů, která je pro organizaci jednotná a konzistentní a poskytuje nejlepší časový rámec pro uchovávání. Osvědčeným postupem je nastavení zásad uchovávání e-mailů a kritérií pro mazání na základě kategorie obsahu e-mailu spolu s flexibilitou včasného a nákladově efektivního přizpůsobení soudních sporů.
Zásady uchovávání e-mailů pomáhají organizaci mnoha způsoby. Zaprvé zajišťuje dodržování všech předpisů a snižuje náklady na nedodržování předpisů a riziko sankcí. Za druhé, zlepšuje výkonnost IT bez zvýšení souvisejících nákladů. Zatřetí pomáhá při správě znalostí tím, že poskytuje uživatelům informace o zvýšení podnikových inovací, zlepšení a produktivity.
