Obsah:
- Definice - Co znamená systém správy záznamů (RMS)?
- Techopedia vysvětluje systém správy záznamů (RMS)
Definice - Co znamená systém správy záznamů (RMS)?
Systém správy záznamů (RMS) je správa záznamů organizace v průběhu celého životního cyklu záznamů.
Činnosti v tomto řízení zahrnují systematickou a účinnou kontrolu vytváření, údržby a ničení záznamů spolu s obchodními transakcemi s nimi spojenými. Správa záznamů, považovaná za klíčovou součást provozní efektivity, zvyšuje hodnotu informačních aktiv organizace.
Techopedia vysvětluje systém správy záznamů (RMS)
Správa záznamů je součástí širších aktivit společnosti a je spojena s politikou správy a řízení rizik a dodržování předpisů.
Činnosti související se správou záznamů jsou:
- Identifikace informací, které je třeba zachytit.
- Informační plánování pro organizaci.
- Prosazování zásad a postupů týkajících se vytváření, údržby a likvidace záznamů
- Vytvoření plánu ukládání záznamů.
- Klasifikace, identifikace a uložení záznamů.
- Koordinace poskytování interního a externího přístupu k vedení záznamů s ohledem na soukromí údajů a obchodní a důvěrnost údajů.
Výhody správy záznamů jsou:
- Eliminace nadbytečných údajů.
- Zvýšení produktivity a odpovědnosti v organizaci.
- Snížení výzkumu o správné informace. Zdroje jsou šetřeny z časově náročného výzkumu pro získávání dat.
- Nákladově efektivní ukládání záznamů z důvodu absence nadbytečných záznamů. Provozní náklady jsou sníženy.
- Vytváření záznamů se řídí standardy a předpisy platnými v organizaci. Zajišťuje tak dodržování předpisů.
- Správa záznamů pomáhá při kontrole vytváření a růstu záznamů.
- Správa záznamů přináší schopnost přijmout nové technologie pro vedení záznamů.
- Rizika soudních sporů jsou minimalizována pomocí správy záznamů.
- Životně důležité informace lze pomocí ochrany záznamů dobře chránit a zabezpečit.
- Poskytnutím snadného a lepšího přístupu k relevantním záznamům pomáhá při lepší správě a podnikovém rozhodování.
